Créneaux

Parcours protection civile

C'est le cœur du produit, et la raison pour laquelle la plupart des associations arrivent ici : savoir qui est là, quand, et ce qui se passe si quelqu'un manque.

Comment naît un créneau

Un créneau a un intitulé, un lieu, un début et une fin, et deux nombres qui comptent plus que tous les autres : combien de personnes au minimum et combien au maximum. Le minimum est ce qui déclenche l'alerte de couverture ; sans lui, un créneau non pourvu le reste en silence.

Le type distingue le service ordinaire de l'astreinte. Ce n'est pas une étiquette : une personne d'astreinte n'est pas considérée comme occupée, elle peut donc être affectée à un vrai service aux mêmes heures, et les heures d'astreinte n'entament pas le plafond hebdomadaire. Quelqu'un d'astreinte 48 heures ne dépasse rien.

Affecter, ou se faire trouver

Il y a trois façons de remplir un créneau, et elles coexistent.

À la main : vous choisissez les personnes et vous les affectez. Le bénévole reçoit la proposition et répond : accepte, refuse, ou ne répond pas — et l'absence de réponse est une information aussi, puisque vous la voyez.

Avec le planificateur automatique : vous indiquez la période et vous laissez faire. Le planificateur regarde les disponibilités déclarées, les conflits avec d'autres créneaux, le plafond d'heures et les qualifications, et propose une couverture. Propose : il n'affecte rien de lui-même. Vous voyez la liste et vous décidez.

Avec « je me propose » : les créneaux non pourvus apparaissent dans l'application des bénévoles, et qui veut se propose. Vous acceptez ou non. C'est la méthode qui marche le mieux dans les grandes associations, parce qu'elle renverse l'effort : au lieu d'appeler dix personnes, vous en laissez venir trois.

Quand quelqu'un ne peut plus

L'échange se demande depuis sa propre page et arrive sur un tableau d'affichage : les autres bénévoles le voient et l'un d'eux le prend. Personne ne reste à découvert parce qu'un message s'est perdu dans une conversation.

La couverture, avant qu'il ne soit trop tard

L'encadré en haut du tableau de bord ne compte pas les trous d'aujourd'hui : il regarde les sept prochains jours et vous dit combien de places manquent et combien de personnes n'ont pas encore déclaré leur disponibilité. Il est écrit pour vous faire agir maintenant, car une invitation envoyée aujourd'hui vaut mieux qu'un appel demain matin.

Par où commencer

Ouvrez trois ou quatre créneaux de la semaine prochaine, laissez le minimum à deux personnes, et regardez ce que dit le tableau de bord. Essayez ensuite le planificateur : vous saurez en une minute si les disponibilités recueillies suffisent.